نوشتن ایمیل انگلیسی یکی از مهارت‌های ضروری برای هر فردی است که قصد اپلای، کاریابی یا مکاتبه دانشگاهی دارد. تصور کن برای یک موقعیت شغلی ایده‌آل یا پذیرش از دانشگاه معتبر اقدام کرده‌ای، اما تنها ابزار معرفی تو یک ایمیل رسمی انگلیسی است. اگر این ایمیل استاندارد و حرفه‌ای نباشد، ممکن است شانس بزرگی را از دست بدهی.
در سال‌های اخیر، بسیاری از متقاضیان اپلای و کار در خارج از کشور به دلیل ارسال ایمیل ضعیف، حتی فرصت مصاحبه را هم پیدا نکرده‌اند. خبر خوب این است که نوشتن یک ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای یا درخواست همکاری، اصول ساده و مشخصی دارد که هر کسی می‌تواند یاد بگیرد.
در این مقاله گام به گام یاد می‌گیری چگونه یک ایمیل استاندارد و تأثیرگذار بنویسی، قالب آماده آن را دریافت کنی و با نکات کلیدی، شانس موفقیت خود را چند برابر کنی.
اهمیت نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای
اگر بخواهیم صادق باشیم، اولین برداشت کارفرما یا مسئول پذیرش دانشگاه از شما، از طریق ایمیل شکل می‌گیرد. ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای نه تنها اطلاعات شما را منتقل می‌کند، بلکه نشان‌دهنده مهارت ارتباطی، دقت و شخصیت حرفه‌ای شماست.
طبق آمار موسسه ۴۵٪ از کارفرمایان ایمیل‌های متقاضیان را به دلیل اشتباهات نگارشی یا لحن نامناسب رد می‌کنند. این یعنی حتی با داشتن رزومه عالی، یک ایمیل ضعیف می‌تواند همه چیز را خراب کند.
نکات کلیدی:
- لحن ایمیل باید رسمی، مودبانه و واضح باشد.
- متن کوتاه و هدفمند، اما کامل باشد.
- اطلاعات ضروری مثل معرفی، دلیل مکاتبه و درخواست مشخص باشد.
اگر مطمئن نیستی لحن و ساختار ایمیلت استاندارد است، از مشاوره رایگان موسسه GMT استفاده کن تا یک ایمیل بدون نقص ارسال کنی.
ساختار استاندارد ایمیل انگلیسی به صورت رسمی
یک ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای معمولاً ۴ بخش اصلی دارد:
- Subject Line (موضوع ایمیل): باید کوتاه و دقیق باشد.
- Greeting (سلام و خطاب): بسته به موقعیت، رسمی و محترمانه.
- Body (متن اصلی): شامل معرفی، هدف و درخواست.
- Closing & Signature (پایان و امضا): تشکر و اطلاعات تماس.
| بخش | توضیح | مثال |
|---|---|---|
| Subject | هدف ایمیل در یک جمله | Application for Master’s Program – Fall 2025 |
| Greeting | خطاب محترمانه | Dear Admissions Committee, |
| Body | معرفی، دلیل ایمیل، درخواست | I am writing to apply for… |
| Closing | تشکر، اطلاعات تماس | Best regards, / Name / Email / Phone |
📌نکته: قبل از ارسال، حتماً ایمیل را بازخوانی کن تا هیچ غلط نگارشی باقی نماند.
اشتباهات رایج در ایمیل انگلیسی
برای اینکه ایمیلت حرفه‌ای و تاثیرگذار باشد، باید از چند اشتباه رایج دوری کنی:
- سلام و امضای غیررسمی: شروع با “Hi” یا پایان با “Cheers” در ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای مناسب نیست.
- اشتباه در املای نام یا عنوان: حتی یک غلط در نام گیرنده یا دانشگاه، تصویر بی‌دقتی می‌سازد.
- جملات بیش از حد پیچیده: ساده و مستقیم بنویس تا پیام به‌راحتی فهمیده شود.
- ارسال بدون بازخوانی: غلط‌های تایپی یا گرامری می‌تواند باعث رد درخواست شود.
- فراموشی پیوست‌ها: همیشه قبل از ارسال، مدارک لازم را ضمیمه و به آن‌ها اشاره کن.
نکات طلایی برای نوشتن ایمیل کاری به انگلیسی
نوشتن ایمیل کاری به انگلیسی کمی متفاوت از ایمیل دانشگاه به انگلیسی است. در ایمیل‌های کاری، باید سریع به اصل موضوع بپردازی و پیشنهاد یا درخواست خود را واضح مطرح کنی.
- عنوان دقیق: مثل “Application for Software Engineer Position”
- پرهیز از جملات طولانی: در محیط کاری، زمان ارزشمند است.
- پیوست‌ها: رزومه، نمونه کار یا مدارک مرتبط را اضافه کن.
قالب آماده ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای
Subject: Application for Master’s Program – Fall 2025
Dear Admissions Committee,
I hope this message finds you well.
My name is [Your Name], and I am writing to express my interest in applying for the Master’s Program in [Field of Study] at [University Name] for the Fall 2025 intake.
I hold a Bachelor’s degree in [Your Major] from [Your University], where I graduated with [Your GPA or Honors].
During my academic journey, I have developed strong skills in [Relevant Skills or Research Areas] and have published [Number] papers in reputable journals. I believe my academic background and research experience make me a strong candidate for this program.
I have attached my CV, academic transcripts, and letters of recommendation for your review. I would be grateful if you could confirm the receipt of my application and inform me about the next steps in the process.
Thank you for your time and consideration.
I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
[Your Email Address]
[Your Phone Number]
ترجمه فارسی قالب آماده برای اپلای
موضوع: درخواست پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد – پاییز ۲۰۲۵
اعضای محترم کمیته پذیرش،
امیدوارم این پیام شما را در سلامتی بیابد.
من [نام شما] هستم و با این ایمیل علاقه‌مندی خود را برای اپلای به برنامه کارشناسی ارشد در رشته [نام رشته] در دانشگاه [نام دانشگاه] برای ورودی پاییز ۲۰۲۵ اعلام می‌کنم.
من مدرک کارشناسی خود را در رشته [نام رشته کارشناسی] از دانشگاه [نام دانشگاه] با معدل [معدل یا افتخار تحصیلی] دریافت کرده‌ام.
در طول دوران تحصیل، مهارت‌های قوی در [مهارت‌ها یا زمینه‌های تحقیقاتی مرتبط] کسب کرده‌ام و [تعداد] مقاله در مجلات معتبر منتشر کرده‌ام. باور دارم که پیشینه علمی و تجربه تحقیقاتی من، مرا به یک متقاضی شایسته برای این برنامه تبدیل می‌کند.
رزومه، ریزنمرات و توصیه‌نامه‌های خود را برای بررسی ضمیمه کرده‌ام.
ممنون می‌شوم دریافت این مدارک را تأیید کرده و مرا از مراحل بعدی مطلع سازید.
با تشکر از زمانی که برای بررسی درخواست من اختصاص می‌دهید.
مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام شما]
[ایمیل شما]
[شماره تماس شما]
معرفی آموزشگاه زبان GMT بهترین انتخاب برای یادگیری
اگر واقعاً می‌خواهی در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای یا ایمیل کاری به انگلیسی حرفه‌ای شوی، داشتن یک مربی خوب ضروری است. آموزشگاه زبان GMT با اساتید نیتیو، پشتیبانی منظم و محیطی دوستانه، به تو کمک می‌کند تا نه‌تنها گرامر و واژگان درست استفاده کنی، بلکه لحن و ساختار ایمیل‌هایت کاملاً حرفه‌ای و تاثیرگذار باشد.
ویژگی‌های GMT:
- برنامه آموزشی منظم و متناسب با هدف (اپلای، کاریابی، دانشگاه)
- اساتید نیتیو با تجربه در نوشتن و ویرایش ایمیل‌های رسمی
- جلسات مشاوره رایگان برای تعیین استراتژی ایمیل‌نویسی
- محیط کلاس شاد و دوستانه
سوالات متداول:
با جمع‌آوری اطلاعات لازم و نوشتن پیش‌نویس ساده شروع کن. سپس آن را بازبینی و اصلاح کن.
خیر، باید کوتاه، هدفمند و شامل همه اطلاعات ضروری باشد.
معمولاً خیر، مگر اینکه شغل مرتبط با طراحی یا مدلینگ باشد.
ایمیل دانشگاه بیشتر بر پیشینه علمی و هدف تحصیل تمرکز دارد، ایمیل کاری بر تجربه شغلی.
معمولاً ۷ تا ۱۰ روز بعد.
بله، باید ساده و خوانا باشد.
با معرفی کوتاه و بیان هدف به شکل واضح.
جمع‌بندی:
نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای یا کاریابی یک مهارت ضروری است که می‌تواند مسیر آینده شغلی یا تحصیلی تو را تغییر دهد. با رعایت ساختار استاندارد، پرهیز از اشتباهات رایج و استفاده از قالب‌های آماده، می‌توانی ایمیل‌هایی بنویسی که شانس موفقیتت را چند برابر می‌کنند.با رعایت اصولی که در این مقاله یاد گرفتی از انتخاب عنوان مناسب و شروع قوی گرفته تا ساختار منظم و پایان حرفه‌ای می‌توانی پیام خود را شفاف و تاثیرگذار منتقل کنی.
فراموش نکن که هر ایمیل، فرصتی برای ایجاد اولین برداشت مثبت است و این فرصت تنها یک بار به دست می‌آید. برای اطمینان از اینکه متن تو بدون ایراد و کاملاً استاندارد است، می‌توانی از تجربه اساتید نیتیو و مشاوره رایگان آموزشگاه زبان GMT بهره ببری. همین امروز یک جلسه مشاوره رایگان رزرو کن و اولین ایمیل حرفه‌ای خودت را بساز.
بدون دیدگاه، دیدگاه خود را در زیر اضافه کنید!